LA EFICACIA, LA EFICIENCIA Y LA EFECTIVIDAD

Por: Luis Valera P
Estos términos, tan trillados en el argot gerencial o administrativo, parecen ser del conocimiento de todos los que de una u otra forma realizan actividades de dirección en las organizaciones. Pero, casi estamos seguros que muchos lo conciben como un cliché que se repite hasta el cansancio, generando más confusión que acciones.

Todos los gerentes aspiran ser eficaces, eficientes y efectivos, es más algunos hasta se lo creen, pero si preguntamos: quien es el eficiente, el gerente o la organización? Posiblemente las dudas crecerán, mas si nos preguntamos: que es mas importante ser eficaz, eficiente o efectivo?

El panorama se complica porque otras áreas del quehacer utilizan estos términos con distinta connotación, como el deporte, la ingeniería o la medicina. Hasta hay quienes le agregan otros términos que nos confunden mas, como el costo-eficiencia.

La Eficacia.

Para la Real Academia Española, Eficacia es: 1. f. Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera y para el Diccionario de la lengua española © 2005 Espasa-Calpe: f. Capacidad para obrar o para conseguir un resultado determinado. Eficaz, para la Real Academia es: 1. adj. Que tiene eficacia y para el Diccionario de la lengua española © 2005 Espasa-Calpe: adj. Que logra hacer efectivo un intento o propósito.

Eficacia es sinónimo de efectividad, utilidad, eficiencia, capacidad, aptitud, validez, vigencia, energía, fuerza, vigor; mientras que Eficaz, es sinónimo de activo, eficiente, capaz, enérgico, perdurable, vigente, vigoroso, fuerte, seguro.

Podemos, entonces acordar que la eficacia, tiene dos miradas:
1.- Que produce un efecto esperado, hay una intensión, es decir hay un efecto producido y un efecto esperado.
2.- Que hay capacidad, aptitud, fuerza, vigor, para intentar conseguir un resultado anticipado.

La Eficiencia.

Para la Real Academia Española, Eficiencia es 1. f. Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado y para el Diccionario de la lengua española © 2005 Espasa-Calpe: f. Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles; eficacia es sinónimo de efectividad, utilidad, eficiencia, capacidad, aptitud, validez, vigencia, energía, fuerza, vigor.

Podemos, entonces, acordar que la eficiencia, tiene que ver con los medios de cualquier tipo, para conseguir el efecto esperado, es el rendimiento, es lograr un producto con las técnicas mas adecuadas.

La efectividad.

Para la Real Academia Española, la Efectividad es: 1. f. Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera. 2. f. Realidad, validez y para el Diccionario de la lengua española © 2005 Espasa-Calpe: f. Capacidad para producir el efecto deseado. Efectividad es sinónimo de existencia, realidad, verdad.

Podemos acordar que cuando hablamos de efectividad estamos hablando de metas cumplidas, de productividad, de cosas reales.

La eficacia, la eficiencia y la efectividad.

A decir de Peter Drucker “es la eficacia, mas que la eficiencia, lo que constituye lo esencial. La cuestión pertinente, en efecto, no es saber como hacer las cosas, sino mas bien como determinar lo que hay que hacer y como concentrar en ello los recursos y los esfuerzos”

Todo gerente que llega a ocupar un cargo, debe tener una intensión de realizar acciones para obtener un buen resultado, para que la organización cumpla su misión, debe tomar decisiones asertivas para que esa acción o acciones produzca resultados deseados.

Para ello debe tener un conocimiento de la realidad, una adecuada percepción y comprensión de esa realidad, debe buscar información, buscar el dialogo, la participación de todos los actores, si tiene una representación falsa de la realidad, es decir no tiene la verdad, es poco probable que su intención quede en eso, en una intención. Esa intensión debe apuntar a la misión de la organización.

Una vez que el gerente tenga un conocimiento adecuado de la realidad puede formularse su proyecto, pero debe tener cuidado de no plantear un proyecto alejado de la realidad, es decir su proyecto debe ser pertinente, debe ser creativo, de impacto, debe apuntar a la visión de la organización.

Ese proyecto, esa intención, debe disponer de los recursos necesarios para ejecutarlo y de ser necesario cuantificar los recursos a conseguir, para eso, necesita poder, estar en sintonía con los decisores, entender la complejidad del poder es vital para avanzar. Si no hay poder no hay recursos, no hay proyecto.

Y por ultimo tiene que adecuar el proyecto a la motivación existente en la organización para adelantarlo, con quienes cuenta, no es necesario querer hacerlo, es necesario saber quienes quieren hacerlo.

Conocer la organización, tener esa verdad, apuntar a una intención pertinente, tener poder para lograr los recursos y tener un equipo motivado, son la clave de la posibilidad de ser eficaz.

En el siguiente esquema del Profesor Payette, repasaremos los conceptos de la eficacia, la eficiencia y la efectividad. El gerente y la organización cuenta con los recursos, con ellos a través de procesos y actividades va a conseguir resultados, estos resultados deben ser de utilidad para los clientes o usuarios, ellos deben estar satisfechos con esos resultados, además, eso es lo que ellos necesitan, si es así, la organización es eficaz, se ha logrado la eficacia, se hicieron las buenas cosas.

Ahora bien, para alcanzar esos productos el equipo gerencial puso todo su empeño para producir el máximo de resultados con el mínimo de esfuerzos, es decir el equipo fue eficiente, hizo bien las buenas cosas.

Ahora bien los resultados estaban enmarcados en los objetivos de la organización, estos objetivos se tradujeron en metas, y esas metas de cumplieron, por lo tanto la gestión fue efectiva, se hizo lo acordado.

La eficacia tiene que ver con: saber que hacer, porque se hacen las cosas, con que finalidad, es una dimensión de fondo, apunta a lo cualitativo; mientras que la eficiencia tiene que ver con: saber hacer las cosas, como se deben hacer, con que medios, recursos contamos, es un proceso, es una dimensión de forma, apunta a lo cuantitativo.

La efectividad tiene que ver, saber como hacer las cosas, cumplir metas, con que planes, con que logística, con que medios, es una dimensión de forma, apunta a lo cuantitativo.

De allí que los gerentes pueden ser:

Eficaces y eficientes: hacen bien las buenas cosas. Es lo máximo que se puede alcanzar.

Eficaces pero ineficientes: hacen mal las buenas cosas. Los resultados fueron logrados, pero..a que costo y de que calidad.

Ineficaces y eficiente: hacen bien las malas cosas. Es difícil que alguien no logre los resultados y que los estos, que no existen, sean buenos. Tal vez es mejor decir que se lograron resultados, que no son los contemplados en la misión de la organización y estos resultados son buenos.

Ineficaces e ineficientes: hacer mal las malas cosas. No hay nada peor. Creo que en nuestro medio abundan.

Si incorporamos a la efectividad a estas clasificaciones se complicaría más el asunto, ya que no es posible entender a un gerente ineficaz, eficiente y efectivo.

La eficacia de los gerentes o de las organizaciones.

Es posible leer algo sobre la eficacia de los gerentes, pero poco conocemos de la eficacia de las organizaciones; cabe preguntarse, sí existen vínculos en las dos propuestas, lo mejor es plantearse: existen gerentes eficaces en organizaciones ineficaces? o al contrario, existen gerentes ineficaces en organizaciones eficaces?

Según Payette, las investigaciones y los debates sobre la eficiencia de las organizaciones han hecho énfasis en:

1. El alcance de los objetivos, resultados. ¿Los resultados satisfacen las necesidades de nuestros usuarios y usuarias?
2. La adquisición de los recursos. ¿Adquirimos los recursos pertinentes y adecuadamente?
3. La dimensión humana, las personas. ¿La salud y la productividad de las personas son las óptimas? ¿Están motivados?
4. La dimensión tecno-estructura. ¿Nuestros sistemas, estructuras, tecnologías e infraestructura es la adecuada?
5. La dimensión política, actores estratégicos. ¿Los intereses de los grupos de poder constitutivos están satisfecho con lo realizado?

De todas esos temas, la dimensión de lo político es lo mas relevante, ya que depende del cristal con que miren los grupos de poder a la organización, depende de sus intereses en juego, ésta dimensión influye negativamente o positivamente en las otras, una organización no podrá ser eficaz en si misma, esta sujeta al punto de vista de los interesados, y los interesados no sólo son los usuarios, sino los actores de poder, los decisores.

En cuanto a los gerentes eficaces, la clásica trilogía de Katz, las define como el tener competencias humanas, intrapersonales e interpersonales, tener competencias conceptuales y tener las competencias técnicas.

El gerente eficaz, por supuesto que debe tener esas competencias, pero sólo se puede evaluar en cuanto al impacto de su actuación sobre la eficacia del sistema y de la organización. El gerente debe imponerle fuerza, energía, vigor, motivación, impulso a su intención eficaz, para que vuelva eficaz a la organización. Es a partir de es arduo trabajo que se hace eficaz el gerente y no a partir de sus comportamientos y menos de sus recursos personales.

Pero hacer eficiente a la organización, a decir de Cambell, pasa, no sólo por tener gerentes con las competencias señaladas, sino que el medio ambiente organizativo este motivado, que también sea competente y que exista la oportunidad de traducir esa intención eficaz. Es decir que en un periodo dado, las cualidades positivas o negativas del contexto organizativo pueden hacer aparecer como competente a un gerente incompetente o incompetente a un gerente competente.

La forma como el gerente se pueda adaptar al contexto organizativo, puede decir si se va en buen camino, por eso es necesario el análisis estratégico de la organización antes de emprender caminos.

Ahora una pregunta final, quien dice que la organización y los gerentes son eficaces? Quien evalúa? De acuerdo a que criterios? Es posible que las repuestas sean ambiguas, o no estén a la mano, pero en todo caso la ética de cada uno de los gerentes determinará el resultado de la gestión.

Hacer una gestión democrática, participativa, de cara a los usuarios y a la misión, honesta, abierta, sin opulencia, seguramente dará un cheque al portador que dice: Gerente eficiente. Ese tipo sabe gerenciar.